MATERI KEARSIPAN

 Peranan arsip

•       Sebagai pusat informasi

Yaitu arsip akan membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai masalah (bukti pengingat)

•       Sebagai sumber dokumen

Yaitu arsip dapat dipergunkan oleh pimpinan organisasi untuk membat/mengambil keputusansecara tepat tentang masalah yang dihadapi (sumber data).

•       Sebagai bukti resmi

Yaitu untk mempertanggungjawabkan penyelenggaraan administrasi (rekam jejak )

Fungsi arsip

Menurut UU Kearsipan No 43 Thn 2009

      fungsi arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka tertentu.

     Arsip sebagai bahan ingatan, memberikan keteragan, nialai pembuktian, menggunakan peristiwa lampau seagai bahan untuk dipelajari

 fungsi arsip statis

    adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yan telah diverifikasi baik secara langsung maupuntidak langsung oleh Arsip Nasional

•       Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.

Tujuan  Kearsipan

•       Mengelola arsip yang bernilai guna

•       Menyimpan warkat secara sistematis

•       Menemukan kembali dengan mudah

•       Pelayanan peminjaman dan penagihan dengan teratur

•       Menjamin keslamatan warkat baik mengenai isinya, maupun wujud fisik warkat tersebut

Tujuan pengelolaan arsip  dapat dijabarkan

1. Berusaha memelihara arsip yg bernilai guna
2. Menyimpan arsip secara sisematis
3. Menghemat  tempat penyimpanan arsip
4. Menjaga kerahasiaan arsip
5. Menjaga kelestarian arsip
6. Pelayanan peminjaman dan penagihan yang teratur
7. Menyelamatkan pertanggunjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan  kegiatan kemasyarakatan.

Masalah pokok kearsipan

•       Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

•       Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

•       Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi.

•       Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

•       Penyusunan arsip tidak sistematis.

•       Petugas arsip kurang terampil

•       Peralatan kearsipan yang tidak memenuhi syarat

Cara mengatasi masalah pokok kearsipan

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengendalian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
6. Penyelenggaraan penyusutan warkat yang terjadwal

Syarat pengetahuan

1. Pendidikan minimal SLTA /D II yang Telah mengikuti pendidikan bidang kearsipan .
2.  Memiliki sertifikat komputer/mengetik.
3. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan.
4. Mengetahui masing – masing bagian yang terdapat dalam organisasi sekaligus tugas –tugas umum.
5. Mengetahui struktur organisasi dan peraturannya dan petugasnya.
6. Memilki pengetahuan korespondensi. 
7. Mengikuti kursus administrasi.

Syarat ketrampilan

1. Trampil memggunakan macam – macam sistem filing .
2. Trampil menyimpan berbagai warkat.
3. Trampil menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan waktu ½ menit untuk satu warkat.
4. Trampil menggunakan peralatan arsip.
5. Trampil memilih / menyeleksi warkat.
6. Trampil mengetik berbagai kartu /formulir yang dipakai.
7. Trampil menggunakan alat bantu kearsipan

Syarat kepribadian

1. Loyalitas.
2. Sabar , ramah dan periang.
3. Ketekunan dan rajin.
4. Ketelitian .
5. Kerapian.
6. Jujur dan dapat menyimpan rahasia

Syarat utama

1. Sehat jasmani dan rohani agar dapat bekerja dengan optimal , gesit dan bertanggung jawab
2. Loyalitas tinggi
3. Rapi, teliti dan cermat
4. Sabar, ramah dan periang
5. Tekun dan rajin
6. Mengetahui seluk beluk organisasi dan orang- orang yang ada hubungan dengan tugasnya
7. Mengetahui ilmu pengetahuan dan ketrampila yang berhubngan degan keasripan
8. Trampil dalam bidang tugasnya

Syarat penunjang

1. Dapat mengetik 10 jari .
2. Dapat menggunakan berbgai peralatan dan mesin – mesin kantor.
3. Mempunyai pengetahuan praktis tentang telepon.
4. Dapat mengisi formulir dengan baik.
5. Mampu membuat laporan dalam bentuk grafik dan statistik.
6. Dapat membuat alat – alat kearsipan yang sederhana.

Tugas pegawai arsip

1. Menyimpan warkat/ surat.
2. Meminjamkan warkat kepada peminjam.
3. Menerima kembali warkat yang dipinjam.
4. Mengawasi arsip yang dipinjam.
5. Penyusutan arsip.
6.  pemeliharaan dan perawatan arsip